Archivio di Stato di Varese

Regolamento della sala di Studio

     Il presente regolamento disciplina il rapporto di servizio tra gli addetti alla Sala di studio e gli utenti dell'Archivio di Stato di Varese. In tal senso, oltre a dettare norme di comportamento dei fruitori, prevede anche norme di comportamento dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni nei loro rapporti col pubblico, ai sensi del Decreto 28 novembre 2000, Codice di comportamento dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni.La centralità dell'utente e il coinvolgimento attivo del personale ai diversi livelli sono le coordinate entro le quali deve essere gestito il servizio della Sala di studio dell'Istituto. 

• La ricerca nell'Archivio di Stato di Varese è libera e gratuita.

• Lo studioso è tenuto ad apporre la propria firma in forma leggibile sul Registro delle presenze giornaliere, prima dientrare in Sala di studio.

• Per fare Ricerche nella Sala di studio è necessaria l'autorizzazione della Direzione; l'autorizzazione è valida per l'anno solare in corso.

• L'autorizzazione alla consultazione è strettamente personale.

• Gli utenti devono presentare la domanda sull'apposito modulo, distribuito dal personale addetto. La domanda deve essere compilata in modo chiaro e leggibile, possibilmente in stampatello, nonchè sottoscritta dall'interessato.

• L'utente, al momento della presentazione della domanda deve esibire un documento d'identità, i cui estremi saranno trascritti, a cura del personale dell'Istituto, sulla domanda stessa, e a fornire tutti i dati necessari per la compilazione della domanda d'ammissione. Egli è tenuto a segnalare ogni variazione del tema di ricerca indicato al momento dell'iscrizione. I dati saranno trattati nel rispetto delle norme sulla privacy.

• Nella domanda il richiedente deve specificare dettagliatamente l'argomento della Ricerca; per ogni argomento di ricerca occorre una separata specificazione.

• L'utente, al momento della presentazione della domanda, deve dichiarare, sotto la propria responsabilità, se la ricerca è effettuata per motivi di studio o per motivi non di studio. Per gli studenti è gradita la lettera di presentazione singola del docente.

   

Consultazione dei documenti

• La consultazione dei documenti è regolata da disposizioni generali (R.D. 2 ottobre 1911, n. 1163; D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409; D.P.R. 30 dicembre 1975, n. 854; Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42,

• Codice dei beni culturali e del paesaggio; Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali; Provvedimento 14 marzo 2001, pubblicato sulla G.U. n. 80 del 5 aprile 2001, Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici) e dal regolamento interno.

• La richiesta di materiale documentario deve essere effettuata sulle apposite schede, in triplice copia, indicando la segnatura archivistica dei pezzi desiderati distinguendo fondi e serie. Le suddette schede dovranno essere sottoposte al visto della Direzione o di un funzionario dell'Archivio di Stato, delegato dal Direttore.

• Limiti alla consultabilità dei documenti

•  
  • Ai sensi dell'articolo 106 del Codice dei beni culturali e del paesaggio i documenti conservati negli archivi di Stato sono liberamente consultabili, ad eccezione:

 

a. di quelli dichiarati di carattere riservato a norma dell'articolo 109 relativi alla politica 

estera o interna dello Stato, che diventano consultabili cinquanta anni dopo la loro data;

 

b. di quelli contenenti i dati sensibili nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale

espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano

consultabili quaranta anni dopo la loro data. Il termine èdi settanta anni se i dati sono idonei a rivelare

lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare.

• Numero pezzi da consultare

• Nel corso di ciascuna giornata l'utente può consultare il seguente materiale:

o     Ricerca catastale:

•  
  •  
    • Cartografia: l'utente può richiedere il corredo catastale relativo a un massimo di 3 (tre) comuni          consistente nella seguente documentazione

-> mappe in foglio e in rotolo del fondo Catasto c.d. Teresiano, 1721 - sec XIX.

 

-> mappe del fondo Catasto Lombardo - Veneto, secc. XIX-XX.

-> mappe del fondo Nuovo Catasto Italiano, 1850-1980.

 

-> Cartografia collaterale e di supporto (es. IGM, 1936; Carta tecnica regionale, 1984; Dono

    Donnini, sec. XX).

•  
  • Ricerca catastale concernente passaggi di proprietà, tipo colture ecc.

•  
  •  
    • l'utente può consultare i registri utili per lo sviluppo della propria ricerca fino a un massimo di 10 (dieci) unità nonché le volture di riferimento.

•  
  • Altri tipi di ricerca:

•  
  •  
    • l'utente può richiedere in consultazione fino a un massimo di 10 (dieci) unità (cartelle, volumi, registri) appartenenti a qualsiasi fondo archivistico conservato nell'Archivio di Stato di Varese.

• Sono possibili deroghe ai limiti fissati al numero giornaliero dei pezzi previsti per la consultazione sia in aumento che in diminuzione sulla base dell'affluenza giornaliera degli utenti, del numero delle unità lavorative presenti nell'Archivio di Stato di Varese, di eventuali lavori ordinari e straordinari nell'Istituto, di difficoltà oggettive che potrebbero insorgere nel corso della ricerca dell'utente. L'eventuale deroga sarà a cura degli addetti alla Sala di studio.

• Materiale cartografico digitalizzato

• Parte della cartografia catastale digitalizzata è consultabile tramite la postazione di personal computer situata nella biblioteca interna dell'istituto. Sono visualizzabili le immagini digitalizzate a colori e le schede descrittive contenute nei CD-ROM realizzati nell'ambito del Progetto Area virtuale - Inventariazione informatizzata e digitalizzazione a colori delle mappe del fondo "Catasto c.d. Teresiano" (secc. XVIII-XIX) conservate nell'Archivio di Stato di Varese. Sono consultabili i CD-ROM relativi ai distretti di Varese, Busto Arsizio, Gallarate, Saronno e parzialmente di Gavirate.

• L'utente mantiene nella Sala studio il materiale strettamente necessario ai fini della propria ricerca non introducendo materiale che potrebbe danneggiare i documenti, forbici, taglierini, ogni tipo di cibo o bevanda, borse, cartelle di qualsiasi dimensione, che devono essere depositati nell'apposito armadio situato nell'ingresso dell'Istituto, dove l'utente deposita i propri effetti personali. Qualora gli utenti abbiano necessità di portare all'interno della Sala di studio borse e oggetti non depositati, è facoltà degli addetti verificarne il contenuto all'ingresso e all'uscita, ai sensi della circolare del Ministero per i Beni e le Attività Culturali n. 2/1991, prot. 511. Sono in ogni caso possibili controlli e ispezioni in entrata e uscita e l'uso d'impianti di telesorveglianza.

• Nella Sala di studio non è consentito l'uso di telefoni cellulari.

• È vietato fumare nella Sala di studio e nei corridoi dell'Istituto.

• A norma dell'art. 107 del Regolamento degli Archivi di Stato, approvato con R.D. 3 ottobre 1911, n. 1163, è proibito:Appoggiare (...) la penna sopra i documenti che si stanno esaminando; usare qualunque processo chimico per ravvivare i caratteri svaniti o rinvenire palinsesti; scomporre i documenti dall'ordine in cui sono disposti; disturbare il perfetto silenzio nella sala di studio; fermarsi negli altri locali degli Uffici. È inoltre assolutamente vietato danneggiare in qualsiasi altro modo i documenti apportandovi piegature, apporre segni e/o numerazioni con penna o matita, fori con puntine o aggiustature con nastri adesivi o con altro. È altresì vietato l'uso di penne a inchiostro liquido o altre penne a inchiostro nonché appoggiare sui documenti il foglio sul quale si prendono appunti.

• È vietata qualsiasi azione che possa pregiudicare l'integrità e alterare la sequenza del materiale documentario.

• Ogni azione di negligenza contraria ai principi di buona conservazione delle carte potrà determinare la non ulteriore ammissione alla Sala di studio dell'Archivio di Stato, fatta salva all'Amministrazione l'azione per il risarcimento di danni e per le eventuali sanzioni penali.

• Si raccomanda di utilizzare con la dovuta attenzione tutte le attrezzature presenti nella Sala di studio.

• Gli inventari e gli altri strumenti di corredo sono liberamente consultabili da parte degli studiosi, che provvederanno a ricollocarli al loro posto dopo la consultazione. Non è consentito portare fuori della Sala i mezzi di corredo e non ne può essere richiesta la riproduzione, neppure parziale.

• La Direzione può escludere dalla consultazione e/o dalla riproduzione i documenti il cui stato di conservazione lo sconsigli.

• I fondi non inventariati o in corso di riordinamento o in corso di acquisizione digitale o in restauro sono accessibili al pubblico, previa autorizzazione della Direzione.

• È vietato richiedere in consultazione altro materiale archivistico quando se ne abbia già altro in deposito nella Sala di studio.

• La consultazione dei documenti si effettua indistintamente per tutti nella Sala di studio. L'utenza, esauriti gli spazi a disposizione, dovrà attendere in silenzio in anticamera che si liberi un posto nella Sala di studio.

• Gli utenti che abbiano terminato la consultazione devono lasciare le carte sul tavolo nello stesso ordine in cui le hanno trovate. L'incaricato del servizio, dopo avere controllato che i documenti siano nell'ordine e consistenza originarie, dovrà riporre le carte consultate nel rispettivo contenitore, provvedendo a collocarlo nei locali di deposito nell'esatta posizione. Qualora gli utenti intendano proseguire le ricerche nei giorni successivi sono pregati di comunicarlo all'incaricato, che provvederà a sistemare personalmente i documenti nell'apposito armadio, da cui poi li estrarrà per consegnarli all'utente. Settimanalmente, nella giornata del sabato, i documenti non consultati e riconfermati verranno spostati e sistemati nei rispettivi locali di deposito.

• Non è consentito asportare per alcun motivo documenti dalla Sala di studio. Qualora l'utente abbia necessità di confrontare i documenti consultati con atti e/o riproduzioni di sua proprietà, è pregato di voler indicare nella scheda gli estremi di tali documenti, previo controllo da parte del personale addetto.

• È obbligatoria la citazione della fonte, ivi compresi gli strumenti di ricerca quando si riporti nel proprio lavoro il testo o una sua parte.

• Si ricorda che il rispetto del diritto d'autore è responsabilità dello studioso (Legge n. 633 del 1941; legge n. 248 del 2000; decreto legislativo n. 68 del 2003).

•  La richiesta di consultazione di documenti riservati deve essere indirizzata all' Ufficio Territoriale del Governo - Prefettura di Varese (piazza Libertà 1, 21100 Varese, tel. 0332/801111; fax 0332/801666).

• Gli utenti della Sala di studio possono consultare, compilando la richiesta sugli appositi modelli, il materiale della biblioteca interna dell'Istituto necessario alle loro ricerche, fatta salva in qualunque momento la priorità di utilizzazione dei volumi per motivi di ufficio (Si rimanda al Regolamento della Biblioteca dell'Archivio di Stato di Varese, 31 luglio 2002).

• Lo studioso che utilizza materiale documentario dell'Archivio di Stato di Varese si impegna a consegnare tre copie dell'eventuale pubblicazione e/o una copia della tesi per la quale può stabilire le condizioni d'uso.

• È vietato accedere ai locali di deposito dell'Archivio di Stato di Varese.

• Per quanto non precisato nel presente regolamento si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi di Stato già segnalata precedentemente.

RICERCHE E COPIE DI DOCUMENTI

PER MOTIVI NON DI STUDIO

• L'utente che richiede copie autenticate di documenti per motivi non di studio deve osservare le seguenti regole:

•  
  • La domanda di richiesta deve essere redatta in carta bollata per ogni singolo documento, di cui deve essere indicata la esatta collocazione archivistica.

•  
  • Sulla copia del documento devono essere applicate marche da bollo, ai sensi della vigente normativa sul bollo, nella misura di n. 1 (una) marca da bollo ogni 4 (quattro) facciate normali (formato protocollo).

•  
  • Sarà cura dell'Istituto autenticare il documento fotocopiato, con l'indicazione del richiedente, degli estremi del documento riprodotto in fotocopia e ogni altra indicazione utile al riconoscimento del documento.

• Si rilasciano copie in carta semplice:

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  • nell'interesse dello Stato,

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  • nell'interesse della giustizia civile,

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  • richieste dalle Pubbliche Amministrazioni,

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  • richieste dall'Autorità giudiziaria,

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  • richieste da persone ammesse al gratuito patrocinio.

 

SERVIZIO COPIA PER MOTIVI DI STUDIO

• Le richieste di fotocopie o di riproduzione digitale della documentazione dovranno essere prenotate possibilmente a ricerca completata e non oltre mezz'ora prima della chiusura della Sala di studio.

• La copia dei documenti di natura nobiliare, araldica, genealogica, amministrativa e giudiziaria nell'interesse di terzi è ammessa solo con il pagamento dei relativi diritti.

• Non è possibile riprodurre con mezzi fotostatici o mediante scanner piano mappe telate, mappe in rotolo, mappe in foglio restaurate, registri, volumi, documenti legati. È invece possibile fotografarli con mezzi propri, a condizione che non siano deteriorati o deteriorabili.

• Sono esclusi dalla riproduzione mediante fotocopiatura o tramite scanner piano o fotografia i documenti gravemente deteriorati.

• Le richieste di riproduzione mediante fotocopia e/o acquisizione digitale o fotografia  devono essere redatte su un apposito modulo, da richiedere agli addetti della sala di studio.

• L'utente deve indicare sulla domanda la segnatura archivistica della documentazione da riprodurre e il numero delle immagini e/o scatti fotografici previsti.

• La riproduzione mediante fotocopia e/o acquisizione digitale viene effettuata da personale interno dell'Archivio di Stato di Varese.

• Servizio di riproduzione digitale:

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  • Vengono effettuati i seguenti lavori:

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    • Stampe digitali a colori e b/n formati A4, A3 su carta normale, speciale, fotografica, ad alta definizione, tramite stampante a colori laserjet o inkjet.

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  •  
    • Acquisizione digitale di documenti, mappe a colori e b/n in formato TIFF o JPG, masterizzate su CD.

• Non disponendo l'Archivio di Stato di laboratorio fotografico, la riproduzione mediante fotografia deve essere effettuata dall'utente con mezzi propri o da persona di fiducia, munita di documento di identità.

• L'utente deve concordare tempi e modalità per la realizzazione delle riprese fotografiche.

• L'utente dovrà consegnare all'Archivio di Stato di Varese un secondo scatto di ciascuna immagine riprodotta.

• È necessario effettuare un versamento di anticipo (la metà del presunto importo totale) per avviare la pratica e, al termine dei lavoro, un versamento a saldo che consentirà il ritiro o la spedizione delle riproduzioni richieste.

• I prezzi delle riproduzioni sono quelli stabiliti dalla normativa vigente.

• Gli studiosi sono pregati di indicare con chiarezza e/o mediante l'inserzione di cartellini o mediante apposito scritto, quali documenti o mappe desiderino che vengano riprodotti mediante fotocopia o acquisizione digitale, lasciando i documenti nell'ordine in cui vengono trovati.

• I lavori saranno consegnati, compatibilmente con la disponibilità del personale e le esigenze d'Ufficio, previo pagamento anticipato presso la Segreteria dell'Ufficio.

• Ricerche per corrispondenza

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  • l'utente dovrà inviare all'Archivio di Stato la ricevuta, in originale, di avvenuto pagamento del corrispettivo dovuto per il lavoro richiesto, che gli verrà preventivamente comunicato tramite posta.

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  • Il pagamento potrà essere effettuato presso:

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  •  
    • la Tesoreria provinciale dello Stato - Sezione di Varese (Via Sacco) mediante versamento diretto allo sportello della Tesoreria o mediante accreditamento sul conto corrente potale n. 11143211  intestato alla Tesoreria provinciale dello Stato - Sezione di Varese, specificando nella causale di versamento: "Diritti di riproduzione dell'Archivio di Stato di Varese" con l'imputazione: "Capo XXIX - Capitolo 2584/3". Dovranno essere indicati dal versante i propri dati anagrafici completi (nome, cognome, residenza).

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  •  
    • oppure incaricando  qualunque istituto bancario di effettuare l'accreditamento nel modo sopra indicato.

• Chi intende pubblicare in facsimile documenti o parti di essi deve chiedere l'autorizzazione scritta alla Direzione dell'Archivio di Stato, redatta in carta legale (marca da bollo per uso amministrativo) e corrispondere i diritti, in base al D.M. 4 aprile 1994, pubblicato nella G.U. n. 104 del 6 maggio 1994, a disposizione degli utenti.

• Nella pubblicazione devono essere indicati:

•  
  • la segnatura esatta del documento;

•  
  • la menzione <<su concessione del Ministero per i Beni e le Attività Culturali>>;

•  
  • l'espressa avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo;

•  
  • gli estremi dell'autorizzazione.

• È obbligo di legge la consegna di tre copie della pubblicazione, relativa all'autorizzazione richiesta. La violazione di questo obbligo può causare il rifiuto per ulteriori autorizzazioni per la riproduzione del materiale.

• Il richiedente è tenuto a osservare quanto stabilito dalla normativa vigente.

• Diritti di pubblicazione dovuti dal richiedente (ai sensi del Decreto del Ministero per i Beni e le Attività Culturali 8 aprile 1994, Tariffario per la determinazione di canoni, corrispettivi e modalità per le concessioni relative all'usostrumentalee precario dei beni in consegna al Ministero):

•  
  • I diritti di pubblicazione non riguardano libri con tiratura inferiore alle 2000 copie e prezzo inferiore a € 77,47 né pubblicazioni periodiche scientifiche.

•  
  • Negli altri casi l'ammontare dei diritti per riprodurre una foto in un'edizione a stampa in una lingua è il seguente:

•  
  • Fotografia a colori                         €. 51,65

•  
  • Fotografia in bianco e nero             €. 10,33

 

Se l'utente utilizza il Servizio di riproduzione digitale e/o di fotoriproduzione dell'Archivio di Stato di Varese, l'ammontare dei diritti di pubblicazione è uguale:

 

-> al triplo del prezzo pagato per acquistare la fotografia.

• La ricevuta di pagamento degli eventuali diritti deve essere allegata alla domanda di autorizzazione a pubblicare.

Il pagamento dovrà essere effettuato con le stesse modalità sopra indicate.

Come già specificato si riportano parte delle disposizioni relative ai rapporti con il pubblico desunte dal Decreto 28 novembre 2000, Codice di comportamento dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni.

Articolo 11, Rapporti col pubblico

Comma 1

Il dipendente in diretto rapporto col pubblico presta adeguata attenzione alle domande di ciascuno e fornisce le spiegazioni che gli siano richieste in ordine al comportamento proprio e di altri dipendenti dell'ufficio. Nella trattazione delle pratiche egli rispetta l'ordine cronologico e non rifiuta prestazioni a cui sia tenuto motivando genericamente con la quantità di lavoro da svolgere o la mancanza di tempo a disposizione. Egli rispetta gli appuntamenti con i cittadini e risponde sollecitamente ai loro reclami.

Comma 5

Il dipendente che svolge la sua attività lavorativa in una amministrazione che fornisce servizi al pubblico si preoccupa del rispetto degli standard di qualità e di quantità fissati dall'amministrazione nelle apposite carte dei servizi. Egli si preoccupa di assicurare la continuità del servizio, di consentire agli utenti la scelta tra i diversi erogatori e di fornire loro informazioni sulle modalità di prestazione del servizio e sui livelli di qualità.

Ciò significa:

- Favorire l'accesso ai servizi attraverso l'accoglienza e l'orientamento degli utenti;

- Migliorare la fornitura del servizio agevolando la richiesta degli utenti attraverso prestazioni regolari e

  continuative adeguando il servizio alle persone e soddisfacendo le loro esigenze;

- correggere eventuali disservizi attraverso la eliminazione di errori e anomalie di gestione del materiale

  archivistico dell'Istituto.